資料治理
資料保存期限怎麼定
說明「資料保存期限怎麼定」需要的公開資料、操作步驟、限制及檢核方式。
不同資料各有保存理由
「資料保存期限怎麼定」不是資料越多越好，核心在於按服務目的與風險設定不同資料的保存期限。資料換期後，先描述一個待解決的場景，列出決策期限與可調整的服務，再檢查公開資料能回答到哪一層。交接重做時，若最後只得到背景認識，也應誠實標示為盤點成果，不把它包裝成已證明的需求。
為每類設定到期觸發
所需材料應包含：資料類型、蒐集目的、法定需求、最後使用日、備份位置與刪除責任。跨機關協作時，取得後先保留原檔與來源網址，核對資料期、行政代碼、單位及空值狀態；衍生計算另存工作檔。下一輪更新時，不同機關或不同月份若定義不一致，先放進差異表，不要為了湊齊欄位自行補值。
主檔附件備份同步處理
從小型試辦開始：先分類公開統計、聯絡資料及案件附件，再為各類設定到期觸發與例外審核。年度回看時，先選一週、一條路線或一類案件，記下投入人時與居民反應，確認安全及隱私後再擴大。實務上，涉及其他機關時使用正式案件編號追蹤，不以私人訊息取代公文或通報，也不把協調中寫成已完成。
無限保存不是備份策略
最容易誤判之處是無限保存不是備份策略，刪主檔但遺留匯出檔仍算未完成；法規期限需向權責單位確認。第一次試作時，因此報告要把事實、推論和待驗證觀察分成三欄，避免一句話跨越資料能支持的範圍。承辦複核時，凡涉及姓名、電話、完整門牌或可重新識別的案件內容，都不進公開頁；地址查詢維持瀏覽器本機處理。
刪除後只留稽核足跡
判定工作完成時，至少要做到到期清單可產生，例外有核准與新期限，備份同步處理，刪除後留下不含內容的稽核紀錄。居民檢視時，請把檢核結果連同未解事項一起發布，未解不等於失敗，但必須有責任窗口與預定回看日期。對外說明時，下一期沿用相同欄位與公式，若口徑改變則另開版本，避免把制度變更誤畫成人口或服務趨勢。
報名電話與出席總數分開
活動報名電話或許活動後三十日即可刪除，匿名出席總數則可長期用於容量估算。兩者不能放在同一試算表無限保存。到期流程還要涵蓋雲端匯出、寄件附件與備份，而不只主資料夾。年度稽核抽查已到期類別在主檔、附件和備份的狀態，任何副本仍存在都要重新進入處理清單。