資料治理
里務資料最小化原則
說明「里務資料最小化原則」需要的公開資料、操作步驟、限制及檢核方式。
先問每個欄位為何必須
要把「里務資料最小化原則」做成日常工作，第一步是確認里務蒐集只保留完成服務所必需的最少個人資訊。對外說明時，建議里長在工作單最上方寫明對象、地理範圍、資料期間及預定行動，讓協作者對「完成」有共同理解。資料換期後，這也能阻止討論被最大聲的單一案例帶走，同時保留居民經驗作為待查線索。
按目的設定存取和刪除
這項工作最少需要服務目的、必要欄位、保存期間、存取角色、刪除方式與匿名彙總需求。交接重做時，資料到手時先做三個核對：里名是否對到同一行政代碼、時間是否涵蓋同一期間、數值單位是否一致。跨機關協作時，每項材料旁留下發布機關與取用日，日後來源更正時才找得到受影響的圖表與決定。
能用區段就不收門牌
實際執行可依這個順序：逐欄問若不收是否仍能辦理，能用區段就不收門牌，能當場核對就不留副本。下一輪更新時，每一步都要產出可交接的中間結果，例如核對表、位置清單或版本註記，而不是只留口頭印象。年度回看時，先用小範圍試做，確認流程和欄位可用，再擴到全里；遇到急迫安全事項則立即走正式通報，不等待分析完成。
方便不能合理化過度蒐集
使用成果前要提醒讀者：便利不是無限蒐集的理由，多資料會增加外洩與誤用風險；法定義務須另查依據。實務上，單一月份、少數回覆或一次現勘都可能偏離長期狀況，與鄰里比較也不代表服務好壞。第一次試作時，必要時以第二來源、主管機關回覆或下一期資料複核，在此之前使用「線索」而不是「證明」的語氣。
表單與備份一起稽核
最後不要只看文件是否寫完，而要檢查表單沒有可有可無欄位，告知文字清楚，權限最小化，到期資料可依規則清除。承辦複核時，安排一次桌上演練：假設居民質疑數字、資料來源改版或承辦臨時缺席，團隊是否仍找得到證據與替代流程。居民檢視時，可以回答這三個情境，才算是能持續運作的里務工具。
路燈通報真的需要什麼資料
居民反映路燈故障，處理通常只需位置、問題描述與可聯絡方式，不必詢問身分證或家庭成員。案件完成後，電話依期限刪除，公開趨勢只留下區段與類型；承辦截圖也要納入保存規則。每次新增表單欄位都需寫目的與刪除日；說不出用途的欄位當場移除，避免「未來也許有用」成為永久理由。